Kostförmån, personalfester och intern representation

 Fri kost som arbetsgivaren bjuder de anställda på kan i vissa fall vara en skattefri förmån, till exempel vid intern representation som personalkonferenser, julbord eller personalfester. I andra fall är fri kost en skattepliktig förmån för den anställda. 

Fri kost kan vara en skattefri förmån. Det gäller till exempel i dessa fall:

  • hotellfrukost som ingår i priset för övernattning vid tjänsteresa
  • kost på allmänna transportmedel som ingår i priset för resan
  • pedagogisk lunch och liknande för lärare, vårdpersonal med flera
  • representation (intern och extern), som till exempel personalfest
  • FN-personal.

Om de anställda får fri kost som inte räknas som skattefri förmån ska du som arbetsgivare göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på förmånen. Du kan läsa mer om vad som gäller och hur du som arbetsgivare ska redovisa det längre ner på sidan.

Interna kurser och informationsmöten

Fri kost vid intern representation, till exempel informationsmöten med personalen och interna kurser, är skatte- och avgiftsfri under förutsättning att sammankomsterna kan bedömas som intern representation. För att reglerna om skattefri kost ska gälla krävs att det är fråga om sammankomster som är tillfälliga och kortvariga med gemensamma måltidsarrangemang.

Sammankomsten betraktas som tillfällig om det går minst två veckor mellan mötena, och som kortvarig om den varar högst en vecka.

  • Om en längre kurs delas upp och hålls vid flera tillfällen räknas varje fysiskt gemensamt möte under utbildningen som en sammankomst.
  • Om deltagarna åker hem under helgen ska tiden före respektive efter helgen läggas ihop vid bedömningen av om sammankomsten är kortvarig.

Du kan läsa mer om kostförmån vid intern representation i Rättslig vägledning.

Som arbetsgivare ska du dokumentera sammankomsterna. Av dokumentationen bör det åtminstone framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken eller vilka persongrupper.

Konferens och studieresa

På sidan Konferens och studieresa kan du läsa mer om vad som gäller för konferensresor och studieresor.

Personalfest, julfest och julbord för anställda

Måltider som till exempel julbord är en skattefri förmån för de anställda om det är fråga om intern representation, till exempel en personalfest. Avdrag för personalfest medges för högst två fester per år. Arbetsgivare får göra avdrag för julbord enligt samma regler som gäller för andra typer av personalfester.

Du kan läsa mer om arbetsgivarens avdragsrätt i Rättslig vägledning.

Det här gäller för skattepliktig kostförmån

När de anställda får fri kost som inte kan räknas som skattefri förmån är det en skattepliktig kostförmån. Som arbetsgivare ska du göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på förmånen.

I likhet med andra förmåner är kostförmån skatte- och avgiftspliktig oavsett om det är du som arbetsgivare eller någon annan som ger ut förmånen, så länge förmånen har sin grund i anställningen. Det saknar i princip betydelse om anställda får fri kost på den ordinarie arbetsplatsen, vid tjänsteresa eller konferens. Fri kost är skatte- och avgiftspliktig även om en anställd får den utomlands. Kost som den anställda får vid övertidsarbete är också skatte- och avgiftspliktig.

Med kost avses allt som kan ätas och drickas. Med måltid avses i första hand frukost, lunch eller middag. Förmånen uppkommer så snart den anställda har ätit av måltiden.

Kostförmån värderas schablonmässigt och värdet för en hel dag är beräknat för minst tre måltider.

  • Om den anställda betalar för måltiden, till exempel direkt vid inköpet eller via nettolöneavdrag, minskar du förmånsvärdet med motsvarande belopp.
  • Om du som arbetsgivare bidrar till kostnaderna för måltiden, beskattas den anställda för skillnaden mellan det pris som hen betalat för måltiden och schablonvärdet för kostförmån. Samma värde ska ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. 

Schablonvärde för inkomståret 2019 och 2020

  • Helt fri kost (minst tre måltider): 245 kronor per dag
  • Fri lunch eller middag: 98 kronor per dag
  • Fri frukost: 49 kronor per dag

Schablonvärde för inkomståret 2018

  • Helt fri kost (minst tre måltider): 235 kronor per dag
  • Fri lunch eller middag: 94 kronor per dag
  • Fri frukost: 47 kronor per dag 

Så redovisar du kostförmån i arbetsgivardeklaration på individnivå

Du som arbetsgivare ska redovisa värdet av en skattepliktig kostförmån i ruta 012 ”Övriga skattepliktiga förmåner” i arbetsgivardeklarationen.

Om du har ett beslut från Skatteverket om justering av värdet för kostförmån, ska du sätta ett kryss i ruta 048 ”Förmån har justerats”.

Moms och avdrag för intern representation

På sidan Moms och avdrag vid representation kan du läsa mer om reglerna för hur mycket moms du får göra avdrag för när det gäller representation. Där får du också information om vad du får göra avdrag för i företagets inkomstdeklaration.

Källa:
Skatteverket

Kontakta oss

Sundsvall  060-17 11 75
Sollefteå 0620-566 30
Östersund 063-10 98 00
Örnsköldsvik 0660-856 25
Hudiksvall 0650-996 30
Uppsala 073-818 70 12
Kalmar 0480-622 40
Bergsjö 0652-56 51 00